Sesuai dengan Permendikbudristek RI 18 Tahun 2022 pasal 18, transaksi PBJ yang dibuat melalui platform SIPLah wajib diselesaikan melalui platform tersebut. Salah satu bentuk penyelesaian ini adalah pembatalan PBJ. Sesuai dengan pasal 19, pembatalan PBJ dapat dilakukan apabila terdapat kesepakatan atau persetujuan kedua belah pihak pengadaan.
Untuk mengakomodir keperluan ini dan mempermudah penyelesaian PBJ di satuan pendidikan, SIPLah telah melakukan penyesuaian pembatalan PBJ yang berakhir pada penyelesaian transaksi, yakni:
- Fitur Pembatalan ketika belum dikonfirmasi oleh Penyedia,
- Pengajuan Pembatalan Pesanan Terkonfirmasi namun belum dikirim,
- Penolakan Pesanan/Penolakan Rampung untuk Pesanan Sudah Dikirim, dan
- Pengajuan Penyelesaian Pesanan untuk transaksi sudah BAST.
A. Pembatalan Ketika Belum Dikonfirmasi oleh Penyedia
SIPLah dapat melakukan pembatalan otomatis untuk transaksi yang telah dibuat, namun tidak diproses/dikonfirmasi lebih lanjut oleh penyedia dalam H+5 setelah pesanan dibuat. Sebelum dilakukan pembatalan otomatis oleh SIPLah, satuan pendidikan akan mendapatkan notifikasi pemberitahuan tentang status belanja yang belum dikonfirmasi oleh penyedia pada H+3 dan H+5 sejak transaksi dibuat.
Berikut contoh tampilan notifikasi yang akan dikirimkan pada H+3 transaksi dibuat:
[Notifikasi pemberitahuan]
H+3 : “Pesanan yang anda buat pada [tanggal transaksi] belum dikonfirmasi oleh [nama toko]. Transaksi akan dibatalkan apabila [nama toko] belum melakukan konfirmasi pada [tanggal pembatalan
Berikut contoh tampilan notifikasi yang akan dikirimkan pada H+5 transaksi dibuat:
[Notifikasi pemberitahuan]
H+5 : “Pesanan anda di [nama toko] yang dibuat [tanggal transaksi] telah dibatalkan karena [nama toko] telah melewati batas tanggal konfirmasi. Segera pesan lagi untuk mendapatkan barang kebutuhan satdik anda.”
B. Pengajuan Pembatalan Pesanan Terkonfirmasi Namun Belum Dikirim
2. Pilih transaksi yang ingin dibatalkan dengan melihat Rincian Pesanan kemudian klik tombol yang mengacu pada pembatalan pesanan.
5. Satuan pendidikan menunggu konfirmasi penyedia selama 7 hari. Jika dalam waktu 7 hari penyedia belum melakukan konfirmasi pembatalan dari satuan pendidikan, maka satuan pendidikan dapat melakukan eskalasi Pengajuan Pembatalan Pesanan kepada PPMSE (Mitra) pada hari ke-8.
6. Jika pembatalan pesanan ditolak oleh penyedia, maka satuan pendidikan dapat meneruskan transaksi berdasarkan status pesanan terakhir atau mengajukan pembatalan kembali.
Satuan pendidikan menunggu konfirmasi persetujuan pengajuan pembatalan transaksi dari Admin PPMSE (Mitra) Daring.
Jika pengajuan pembatalan ditolak, maka transaksi dapat dilanjutkan ke proses selanjutnya atau satuan pendidikan dapat melakukan pengajuan pembatalan kembali.
C. Langkah Pengajuan Pembatalan Pesanan Barang Sudah Dikonfirmasi dan Sudah Dikirim
Panduan Tolak Rampung bisa klik di sini
Berikut adalah tahapan yang harus dilakukan satuan pendidikan saat mengajukan penolakan rampung transaksi di SIPLah:
1. Login ke halaman PPMSE SIPLah
2. Klik tombol yang mengacu pada Rincian Pembelanjaan atau Daftar Pesanan untuk melihat daftar transaksi
3. Pilih transaksi yang akan ditolak rampung dan klik tombol Tolak Pesanan/Tolak Rampung apabila barang yang berstatus dalam pengiriman tidak kunjung sampai melebihi tenggat waktu kesepakatan, maupun terdapat ketidaksesuaian pesanan.
4. Isi kolom Alasan/ Komplain pada kolom yang disediakan oleh Mitra. Isilah dengan kendala yang dialami atau dengan alasan melakukan pembatalan transaksi.
7. Jika tolak rampung/tolak pesanan telah disetujui oleh Penyedia, satdik akan mendapat notifikasi terkait dengan penutupan transaksi.
8. Jika tolak rampung/ tolak pesanan Anda ditolak oleh Penyedia, Anda akan menerima notifikasi dan status transaski kembali ke status semula. Di sini Anda dapat melanjutkan proses pembelanjaan atau mengajukan tolak rampung lagi jika masih diperlukan.
9. Jika penyedia tidak merespon dalam 10 hari kerja, maka Mitra melakukan verifikasi kepada Satuan Pendidikan terkait pengajuan yang dilakukan. Apabila terkonfirmasi penyedia tidak dapat dihubungi/tidak dapat dikontak, Mitra dapat menyetujui pengajuan dan menutup transaksi terkait.
